Skartování dokumentů, ale i CD a dalších nosičů je dostupnější, než byste možná mysleli. Výběr skartovacího stroje zabere pár minut a jeho nákup vůbec nemusí vyprázdnit vaše peněženky. Stačí si odpovědět na pár jednoduchých otázek.
Dnešního rádce začnu odvážným tvrzením: Využití pro skartovačku najde každý. Citlivé údaje jsou všude kolem nás. Já bych nechtěl, aby soused otevřel kontejner na papíry a vypadlo na něj, kolik jsem fakturoval klientovi, poslední výpis z mého bankovního účtu se zůstatkem nebo třeba můj třeba účet za plyn. Nikdo taky nepotřebuje vidět moji rukou naškrábanou poznámku, kdy jedu na dovolenou a nebudu doma. A když si v práci vytisknou moje mzdové listy, aby si je ručně zkontrolovali a pak vyhodili, taky bych očekával diskrétnost. Víte, že po pěti letech se třeba mají skartovat účetní doklady a knihy či odpisové plány? Ty doma máte stoprocentně.
I vaší babičce chodí výpisy z účtu, které nepatří jen tak do koše.
Úroveň bezpečnosti skartování logicky závisí na velikosti „nakrájeného“ papíru. Normy jsou a byly různé, nejčastěji narazíte na německou DIN 32 757, která má pět stupňů a jejímž stupňům 2–5 odpovídá i česká vyhláška Národního bezpečnostního úřadu. Co vás asi zajímá nejvíc: Nemusíte si pamatovat ani procházet tabulky, většinou v popisku nebo technických parametrech skartovačky uvidíte konkrétní rozměry v milimetrech.
Je to celkem prosté: Dnešní skartovačky buď dělají proužky, nebo řežou papír na menší částice tzv. příčným nebo křížovým řezem.
Proužky jsou méně bezpečné, mají prostě dokument znečitelnit – nikdo vaše papíry na první pohled nerozluští. Při stupni utajení 1 (až 12mm proužek) by je tajní agenti složili dohromady jako ve filmu Argo, ale běžné smrtelníky odradíte. Druhý stupeň proužky ještě zužuje.
5 stupňů utajení dle normy DIN 32 757 od nejnižšího po nejvyšší (zdroj: opus.cz)
Na běžné skartování je stupeň 3 optimální, vyšší standardy už by zbytečně zvyšovaly náklady. I vládě stačí tento stupeň na likvidaci důvěrných dokumentů. Řezu odpovídají tenké, nanejvýš 2mm nudličky papíru, nebo částice o rozměrech maximálně 4 × 80 mm (respektive o odpovídající ploše menší než 320 mm2). Volte raději model s příčným řezem – drobné kousky zaplňují odpadní koš pomaleji než proužky. Doma nejspíš skartovačku příliš nevytížíte, ale v kanceláři už je rozdíl, jestli ji vynášíte jednou za týden, nebo každý den.
Vypadá to možná triviálně, ale pořádně popřemýšlejte, jakých „dat“ se vlastně chcete zbavovat. Papíry jsou jasné, o výpisech i fakturách jsme mluvili na začátku, já osobně ale pořídil skartovačku, která zničí i kompaktní disky – CD a DVD. Likvidoval jsem staré zálohy účetnictví i staré disky s fotografiemi, které jsem si zálohoval online, a hodit takové CD do koše je bláznovství. Disky jsou velmi odolné a opravdu nepotřebuju, aby ho nějaký zvědavec vytáhl z popelnice a načetl ve svém počítači.
Samozřejmě můžete CD zlikvidovat v mikrovlnce (jen v ní pak nevařte) nebo ho třeba rozlámat kleštěmi (ale pozor, odlétávají z něj malé ostré střepy). Já připlatil asi dvě stě korun za lepší skartovačku a z disků zbyly malé střepy. Je to jednodušší, rychlejší a hlavně bezpečnější.
Každopádně také zvažte, jestli hodláte skartovat také papíry sešité svorkami nebo spojené kancelářskými sponkami. Některé typy skartovaček pak ještě umí likvidovat magnetické karty, což se může hodit hlavně ve větších podnicích. Nebo v bankách.
Existují skartovačky – a stojí několik desítek tisíc korun – které si poradí s 500 listy papíru najednou, tedy celým balíkem, a zvládají takřka nepřetržitý provoz. V kanceláři nebo na účetním oddělení volte modely, které si poradí s mnoha listy zároveň. Pro mě, tedy do domácnosti, kde skartuji maximálně jednou za tři měsíce, občasné ruční rozdělení balíku na menší svazky nevadí.
Čím větší objemy budete skartovat, tím více využijete automatický podavač.
Dejte si ale pozor na technické údaje od výrobce. Často počítají s papíry o kvalitě 70 g/m2, i když většina běžných papírů má 80 g/m2. Číslo ze specifikací si tedy musíte vynásobit číslem 0,875, abyste skartovačku nezahltili, fotopapír s gramáží 210 g/m2 pak sníží doporučený počet stran na třetinu.
Důležitá je i velikost odpadního koše, a také jestli je skartovačka vybavena kolečky, nebo stojí pevně. Skartovačky s příčným řezem se plní pomaleji, ušetříte tak čas jejich vynášením. Myslete ale na to, že při malých kouscích papíru ušetříte objem, nicméně přidáte na hmotnosti. Zatímco 50 l papíru v proužcích odnesete hravě, u lejster nakrájených na stupeň 5 se pěkně nadřete. Při domácím použití také může hrát roli design, který s kapacitou sběrné nádoby souvisí. Čtyřicítka se pod stůl prostě nevejde.
Můžu vás uklidnit. Skartovačky sice obsahují sadu rychle se pohybujících ostrých nožů, ale jsou zpravidla vybavené úzkými vstupními otvory nebo zavíracími šuplíky, takže nehrozí, že přijdete o prsty.
Přesto musíte na několik věcí dávat pozor. Není bezpodmínečně nutné mít ochrannou čepici ani vázat vlasy do culíku, ale pohybovat se kolem štěrbiny na papír s rozevlátými vlasy – například při zvedání spadlého papíru – by mohlo skončit nepříjemnou nehodou. To samé platí třeba pro kravaty. I když jsou skartovačky chytré a nabízejí zpětný chod, určitou opatrnost si zaslouží.
Nesmíte skartovat kov, látky, extra měkký papír, jako je kuchyňská utěrka, fólie a podobné materiály – vždy jen to, co povolí specifikace výrobce a v povoleném maximálním množství. Pozor také na maximální dobu skartování. Většinu strojů nemůžete soustavně vytěžovat déle než několik minut – pokud nesháníte ruční skartovačku. Ano, i ty existují, jen je pohání točení kličkou. Jako bonusovou funkci tedy můžete brát ochranu proti přehřátí motoru.
Skartovačka by měla stát rovně a je určena do interiérů, nikoli ven. Skartováním také vzniká teplo, byť minimální, proto je nutné umístit stroj několik centimetrů od zdi či nábytku.
Skartovačka s příčným řezem vyžaduje jen občasné promazání podle návodu. Slouží k tomu olej na skartovačky, procedura zabere možná dvě minuty a opakujete ji v závislosti na vytížení a výkonu skartovačky… velmi zřídka. Řádově po dvaceti minutách řezání.
Akce
